SPOLUVLASTNÍCI

Tato příručka slouží pro uživatele registrované na portálu služby Spoluvlastníci. Umožní Vám rychle se zorientovat v množství užitečných funkcí, které portál nabízí. 

Celý portál provází několik společných prvků, a těmi jsou horní lišta s logem, panel s menu na levé straně obrazovky (na telefonech je tento panel ukrytý v tzv. harmburger menu) a patička dole na stránce. V horní liště nalezneme logo, po kliknutí na logo se dostaneme z jakékoliv stránky zpět na Hlavní. Na pravé straně této lišty nalezneme tlačítka pro zobrazení upozornění a nápovědy a správu uživatele - nastavení účtu (po kliknutí na e-mail uživatele), změnu uživatele a odhlášení uživatele. V panelu na levé straně obrazovky je v horní části zobrazen uživatel, pod kterým jsme momentálně přihlášeni. Pokud máme díky našemu účtu uživatele přístup k dalším uživatelům, je možné při kliknutí na tohoto uživatele změnit zobrazení na uživatele jiného. Při této změně jsme přepnuti na Hlavní. Menu se nachází pod zobrazením přihlášeného uživatele. Uživatel se přepíná výběrem příslušné volby menu do jednotlivých modulů portálu. Funkce jednotlivých modulů jsou popsány v dalších kapitolách. V posledním společném prvku - patičce - můžeme najít Copyright, odkaz a kontakt na provozovatele, odkaz na Facebook stránku Spoluvlastníků, podmínky použití a druhý odkaz na nápovědu.

Na Spoluvlastnících naleznete všechny příspěvky Vašeho SVJ, které se na portálu objevily, jestliže k nim máte přístup. Přístup spravuje administrátor v Nastavení SVJ. Procházet je možné kamkoliv do minulosti. Karty příspěvků mají různé barvy, barevné jsou lišty karet jednotlivých příspěvků. Barva lišty a ikony v liště jsou určeny na základě druhu příspěvku. Pokud lze u příspěvku měnit oprávnění, administrátor na této liště vidí také ikonu zámku, na kterou stačí kliknout pro snadnou úpravu oprávnění již existujícího příspěvku. Pod barevnou lištou nalezneme autora příspěvku a datum a čas poslední úpravy příspěvku. Detail příspěvku otevřeme kliknutím na horní část příspěvku (na barevnou lištu nebo řádek s autorem). Nepřečtené příspěvky se zobrazují v upozorněních, příp. přijdou uživateli e-mailem, pokud si tuto možnost zvolí v Nastavení účtu.

Hlavní obsahuje Vám přístupné příspěvky z nástěnky, ankety a úkoly a závady (více o jednotlivých druzích příspěvků viz kapitoly Nástěnka, Ankety, Úkoly a závady). Příspěvky jsou seřazeny od nejnovějších po nejstarší. Nad těmito příspěvky si můžete zapnout filtrování, nastavit řazení příspěvků nebo při otevřeném detailu některého z příspěvků využít možných akcí.

Na nástěnku jsou umisťovány nové zprávy a oznámení o chystaných událostech, např. shromáždění SVJ. Příspěvky jsou řazeny od nejnovějších po nejstarší podle data poslední úpravy. Je možno je filtrovat, řadit, pokud máte oprávnění pro úpravy, pak můžete i přidávat, upravovat nebo mazat vlastní příspěvky. Administrátor má také právo upravovat nebo mazat příspěvky jiných uživatelů. Každý příspěvek obsahuje titulek a dále text zprávy, který lze libovolně formátovat. V titulku i textu může být vložen odkaz na jinou stránku, stačí na daném místě napsat požadovanou URL adresu.

Zpráva může být administrátorem tzv. připnuta. Připnutí znamená, že se bude příspěvek zobrazovat nade všemi příspěvky, které připnuté nejsou. Bude tedy více viditelný. Tato zpráva je roztažená v horní části obrazovky na délku všech sloupců s příspěvky, a to jak na Nástěnce, tak také na Hlavní. Připnuté příspěvky mají červenou lištu karty a v liště ikonu připínáčku. Nepřipnuté příspěvky na Nástěnce mají barvu zelenou.

Příspěvek může být určen jako událost s termínem, u příspěvku se pak ukazuje daný termín. Toto nastavení se může hodit např. pro oznámení schůze. Mají-li uživatelé nastaveno zasílání upozornění na nadcházející události, přijde jim s nastaveným předstihem upozornění na tuto událost. Upozornění se zasílají pouze registrovaným uživatelům. Po uplynutí tohoto termínu se příspěvek stává neaktuální. (Nastavení pro neaktuální příspěvky lze změnit v Nastavení účtu.) Při vytváření zprávy může být přidána příloha, při editaci zprávy lze pouze odebrat již přidanou přílohu. Více o přílohách viz Přílohy na Nástěnce, v Úkolech a závadách a v Revizích zařízení. Administrátor může navíc zobrazení zprávy omezit pouze pro určité skupiny a/nebo uživatele.

Ke každému příspěvku na Nástěnce je možné začít vést diskuzi, viz kapitola Diskuze na Nástěnce, v Anketách a v Úkolech a závadách.

Ke zprávám je možné přikládat různé dokumenty, fotky nebo soubory jako přílohy. Kromě klasického Přidat přílohu je možné přidat přílohu i přetažením (tzv. Drag & Drop, táhni a pusť). Maximální povolená velikost přílohy je 2 MB, povolený počet příloh u jednoho příspěvku je nejvýše 5. V případě, že si přiloženou přílohu nechcete stahovat a jedná se o obrázek, lze využít náhled - ikonu oka. Pokud je v modulu více obrázkových příloh, při otevření náhledu jedné z příloh je možno listovat mezi všemi. U příspěvku z Nástěnky nebo u Úkolu nebo závady znázorňuje přítomnost přílohy ikona na pravé straně lišty karty příspěvku a na kartě je také možnost si přílohy rozkliknout pod vlastním textem zprávy a otevřít, bez nutnosti otevírat si detail příspěvku.

Smazat přílohu je možné při úpravě příspěvku kliknutím na ikonku křížku u dané přílohy. Pokud smazání potvrdíte, již nebude možné tuto přílohu příspěvku vrátit ani vrácením úprav zpět (tlačítko Zrušit).

Ve spodní části karty příspěvku naleznete Diskuze, zde je možné přidávat komentáře k danému tématu. U komentáře se vždy zobrazí autor komentáře, časová známka, kdy byl komentář zveřejněn, a autor komentáře má možnost svůj komentář smazat. Administrátor může smazat jakýkoliv komentář. Nejnovější komentáře se zobrazují nejvíce dole v diskuzi. Nové komentáře jsou viditelné v upozorněních. Vložené komentáře již nelze editovat. Počet komentářů není omezen.

V tomto modulu můžete uchovávat a zveřejňovat soubory libovolného typu (dokumenty, tabulky, obrázky, prezentace, atd.). Jediným omezením je maximální velikost každého souboru, a to 10 MB. Jednotlivé dokumenty se řadí do složek. Každý uživatel si může vybrat způsob řazení (dle názvu nebo dle data vytvoření). Při přidání souboru nebo složky jsou ostatní uživatelé upozorněni. V tomto modulu vidíme na levé straně stromové zobrazení - stromovou strukturu složek, na pravé straně soubory, které patří do právě vybrané složky. Vyhledávací pole slouží pro vyhledávání v právě vybraném adresáři.

Přidávat, přejmenovávat a mazat soubory a složky mohou uživatelé, kteří mají oprávnění pro úpravu dokumentů (viz Nastavení SVJ), a administrátoři. Administrátoři mohou upravovat jakékoliv soubory a složky, uživatelé pouze dokumenty a složky, které sami přidali. Nelze smazat složku, která není prázdná. Při přidávání složky lze zvolit, zda-li se bude jednat o kořenový adresář. Kořenové adresáře se nachází pod domovským adresářem. Pokud tato volba není zaškrtnuta, složka bude vytvořena v právě vybrané složce. Domovský adresář je složka se všemi kořenovými adresáři a soubory ze všech adresářů. Domovský adresář se tedy může hodit např. v případě, že chcete prohledávat mezi všemi soubory v modulu Dokumenty. Administrátor může navíc zobrazení složky nebo dokumentu omezit pouze pro určité skupiny a/nebo uživatele.

Přidávat složky lze přes Akce, přidávat soubory také přes Akce nebo přetažením (tzv. Drag & Drop). Drag & Drop může administrátor využít také pro přesouvání souborů a složek. Při přidávání nebo přesouvání souboru nebo složky může dojít k přejmenování, a to v případě, že již existuje soubor nebo složka téhož jména ve stejném adresáři.

Přidávat, upravovat a mazat ankety mohou uživatelé, kteří mají oprávnění pro úpravu anket (viz Nastavení SVJ), a administrátoři. Pouze administrátor může nastavit, kdo anketu uvidí. Pouze uživatelé, kteří anketu uvidí, v ní mohou hlasovat. Chcete zjistit názor vlastníků z vybraného vchodu? Zpřístupněte anketu pouze dané skupině. (Skupiny lze nastavovat v modulu Uživatelé.) Pro hlasování viditelné pouze pro uživatele s podílem v SVJ, vyberte skupinu Členové SVJ. Pokud v anketě již někdo zahlasoval, je možné upravit pouze datum ukončení ankety. Výsledky ankety jsou zobrazeny podle vlastněného podílu (podíl je načten z katastru nemovitostí a lze jej upravit v modulu Uživatelé), po otevření detailu jsou výsledky zobrazeny také podle počtu hlasů. Ke každému příspěvku  Anketách je možné začít vést diskuzi, viz kapitola Diskuze na Nástěnce, v Anketách a v Úkolech a závadách.

Pokud má SVJ více jednotek a všechny jednotky mají nastaveného svého zástupce, je možné zvolit Hlasování jednotek. V tomto případě mohou hlasovat pouze zástupci jednotek, a také pouze zástupci tuto anketu vidí.

Administrátor má možnost anulovat hlas (např. pokud uživatel vybere jinou volbu než opravdu chtěl). V tomto případě může poté uživatel hlasovat znovu. Administrátor má také možnost hlasovat za ostatní uživatele (pokud mu svůj názor sdělí jinou formou, např. písemně). Skutečnost, že za uživatele hlasoval administrátor, je pak uvedena v podrobném výpisu hlasování, stejně jako příp. anulace.

Při registraci SVJ je seznam jednotek načten z katastru nemovitostí. V modulu jednotek je tento seznam vidět na jeho levé části, administrátor SVJ může další jednotky přidávat nebo jednotky mazat přes Akce. V seznamu lze na první pohled vidět označení, podíl a zástupce dané jednotky. Přes Akce je také možné seznam exportovat - tuto možnost mají i běžní uživatelé. Vedle Akcí máme možnost jednotky vyhledávat (pomocí označení nebo zástupce). 

Detail jednotky je zobrazen po kliknutí na danou jednotku v seznamu. V detailu jednotky je vidět označení, podíl a zástupce jednotky*, tato pole jsou povinná. Dále je možné vyplnit vlastníky a obyvatele dané jednotky. Pouze administrátor SVJ má možnost tyto pole upravovat. Z detailu jednotky se můžeme jednoduše přepnout na předchozí/další jednotku odpovídajícím tlačítkem.

Jakýkoliv uživatel je v tomto modulu upozorněn, jestliže nesedí podíly SVJ (jejich součet není 100 %). Pokud nejsou u všech jednotek přiřazení zástupci*, administrátor je také upozorněn v tomto modulu.

*) Zástupce jednotky je povinný údaj. Tuto povinnost ukládá zákon o spoluvlastnictví jednotky (§1185 od. 2). Přiřazení zástupců je potřebné, aby bylo umožněno hlasování jednotek (za ně hlasují jednotliví zástupci) nebo např. aby byly vypsáni všichni zástupci v dokumentech (modul Sestavy, např. Seznam zástupců jednotek). Zástupce jednotky může být pouze jediná osoba, tato osoba musí být zaregistrovaná v daném SVJ. Jméno zástupce lze upravit, úprava je možná po vybrání zástupce, kdy se v dialogu pod řádkem Obyvatelé zobrazí Jméno zástupce a Upravit jméno zástupce. Takto lze řešit např. případ, kdy je uživatelem organizace nebo SJM (společné jmění manželů), při úpravě se uvede jméno zvoleného zástupce.

Tento modul je složen ze 2 částí - kontakty a odkazy. Pouze administrátor může modul editovat. 

V záložce Kontakty by měli uživatelé najít kontakt na výbor SVJ, na správcovskou firmu, na havarijní službu, číslo účtu pro placení záloh, fakturační údaje, kontakt na vyprošťování osob z výtahů, na zámečníka, na developera pro hlášení závad, apod.. V kontaktech je předpřipravena šablona, kterou může administrátor vyplnit nebo smazat a vytvořit stránku s kontakty čistě podle svých představ.

V záložce Odkazy by měli uživatelé najít užitečné odkazy společně s popisem odkazu, např. odkaz na obecní stránky, úřední desku, jízdní řád MHD. 

Modul Sestavy je ve výchozím nastavení přístupný pouze administrátorům, kteří jej mohou zpřístupnit i ostatním uživatelům.

Uživatelé zde mají možnost vygenerovat aktuální dokumenty jako přípravu na shromáždění vlastníků jednotek (prezenční listina a záznam hlasování). Dále si mohou vytvořit seznam kontaktů na všechny uživatele nebo poslat hromadný e-mail všem uživatelům vybraných skupin, u nichž je v seznamu uživatelů uvedena e-mailová adresa. Je zde i možnost si vygenerovat soubor s e-mailovými adresami.

Modul slouží pro získání stavů jednotlivých měřidel (vodoměry, měřiče tepla, atd.) od členů SVJ. Je možné nadefinovat libovolné množství měřidel a do poznámky zapsat postup jejich odečtu. Na kartě odečtu pak budou zvolená měřidla daného odečtu přehledně zobrazena skrze štítky. Při vytváření nového odečtu je nutné vyplnit název a datum odečtu a měřidla, kterých se odečet týká.

Každý uživatel následně vyplní svoje stavy měřidel v zobrazené tabulce. K této úpravě není potřeba oprávnění k editaci Odečtů měřidel. Administrátor má možnost vyplnit i stavy za ostatní uživatele, pokud mu je sdělili jinou cestou. 

Odečty jsou řazeny od nejnovějších po nejstarší podle data poslední úpravy. Je možno je filtrovat, řadit, pokud máte oprávnění pro úpravy, pak můžete i přidávat, upravovat nebo mazat vlastní odečty. Administrátor má také právo upravovat nebo mazat odečty jiných uživatelů.

Tento modul slouží k ohlášování nových závad a úkolů ve Vašem SVJ. Na vytvořené hlášení je možné reagovat v rámci diskuzí, viz kapitola Diskuze na Nástěnce, v Anketách a v Úkolech a závadách. Poté co je nahlášený úkol nebo závada vyřešen/a, administrátor je uzavře, a to kliknutím na přepínací tlačítko s textem Nevyřešeno. Tímto kliknutím se tlačítko změní na tlačítko Vyřešeno, které je zelené, aby bylo mezi příspěvky jednoduše rozpoznatelné, která hlášení jsou uzavřená a která ne. Příspěvek se poté stane neaktuálním. (Nastavení pro neaktuální příspěvky lze změnit v Nastavení účtu.) V případě že je nutné ho znovu otevřít, stačí opět kliknout na toto tlačítko a hlášení se označí za nevyřešené. Pokud není úkol/závada v požadovaném čase vyřešen/a, a je tedy v prodlení, termín, do kterého mělo být hlášení vyřešeno, svítí červeně. Po vyřešení toto zvýraznění zmizí. Postup řešení je vidět v detailu hlášení. Karty příspěvků hlášení mají oranžovou lištu.

Hlášení jsou řazena od nejnovějších po nejstarší podle data poslední úpravy. Je možno je filtrovat, řadit, pokud máte oprávnění pro úpravy, pak můžete i přidávat, upravovat nebo mazat vlastní úkoly a závady. Administrátor má také právo upravovat nebo mazat hlášení jiných uživatelů. Každé hlášení obsahuje titulek, text zprávy, výše zmíněný termín (přednastavitelný v Nastavení SVJ - počet dní na vyřešení) a označení, jestli se jedná o úkol nebo závadu. Při vytváření zprávy může být přidána příloha, při editaci zprávy lze pouze odebrat již přidanou přílohu. Více o přílohách viz Přílohy na Nástěnce, v Úkolech a závadách a v Revizích zařízení. Administrátor může navíc zobrazení zprávy hlášení omezit pouze pro určité skupiny a/nebo uživatele.

Upozorňovací e-maily lze nastavit v modulu Nastavení SVJ. Ve výchozím nastavení jsou tyto upozornění vypnuty.

Tento modul slouží ke správě revizních zařízení Vašeho SVJ. Nejprve je třeba pomocí tlačítka Přidat vytvořit nové zařízení. Při vytváření zařízení máte dvě možnosti. Buď vytvoříte vlastní zařízení, nebo vyberete některé z předdefinovaných. Když vyberete předdefinované, bude většina informací vyplněna za Vás a Vy budete muset pouze upravit datum revize. Pokud zvolíte vlastní zařízení, je nutné vyplnit vybraný název zařízení k revizi, nastavit datum příští naplánované revize, upravit interval, jak často má být revize prováděna (v měsících) a dále příp. napsat informace o revizi, změnit e-maily, na které bude zasláno upozornění na nadcházející revizi, a také upravit den, kdy bude zasláno. Upozornění po termínu je frekvence ve dnech, po které budou chodit upozorňující e-maily, pokud nebude provedena revize v naplánovaném termínu - dokud nebude provedena. Pokud některé z upozornění nastavíte na 0, upozornění se neodešle.

Zařízení jsou řazeny od nejnovějších po nejstarší podle data poslední úpravy. Je možno je filtrovat, řadit, pokud máte oprávnění pro úpravy, pak můžete i přidávat, upravovat nebo mazat vlastní zařízení. Administrátor má také právo upravovat nebo mazat zařízení jiných uživatelů.

Na kartě zařízení jsou revize daného zařízení přehledně zobrazeny skrze štítky. U data příští naplánované revize je obrázek hodin. Dále vidíte na kartě zařízení také tlačítko Podrobnosti. Po kliknutí na toto tlačítko se zobrazí další informace o daném zařízení.

Revize je možno provést v detailu zařízení kliknutím na Provést revizi nebo Nadcházející revize. Při vytváření zprávy může být přidána příloha, při editaci zprávy lze pouze odebrat již přidanou přílohu. Více o přílohách viz Přílohy na Nástěnce, v Úkolech a závadách a v Revizích zařízení.

V nastavení může každý registrovaný uživatel určit, jaké informace o něm ostatní uživatelé uvidí. Jedná se o zobrazované jméno (např. u vložených komentářů v diskuzích), korespondenční adresu či telefonní číslo. Telefonních čísel může být zadáno i několik, pokud jsou oddělena čárkou nebo středníkem. Je zde také možnost změnit si přihlašovací e-mail a přihlašovací heslo.

Další volbou je nastavení, jak často si přejete dostávat souhrnné e-maily s novými příspěvky či s jakým předstihem má přijít upozornění na nadcházející událost. Můžete zde i zasílání e-mailů zakázat, to ovšem nedoporučujeme, mohly by vám poté uniknout důležité informace. Pokud vás časté zasílání e-mailů obtěžuje, zvyšte pouze periodu zasílání.

V nastavení zobrazení můžete vidět nastavený styl zobrazení. Můžete nastavit, jak se budou příspěvky v modulech řadit. Nastavit, jestli budou všechny příspěvky na Hlavní viditelné nebo jestli se budou některé skrývat, což má vliv na přehlednost. A nastavit počet sloupců, které uvidíte v modulech s příspěvky - určete číslo od 1 do 6, které Vám bude vyhovovat - pro větší monitory doporučujeme číslo větší.

Je zde také možnost zrušit svůj účet.

Tento modul je přístupný pouze administrátorům.

Mohou zde nastavit název SVJ, který je zobrazen v levé horní části portálu, a také URL adresu, na které je dané SVJ dostupné. Pro zamezení neoprávněné registrace může být též vyplněno heslo, které bude muset každý uživatel pro úspěšné dokončení registrace správně zadat. Navíc je zde možnost si nastavit upozornění, které Vám přijde, pokud se zaregistruje nový uživatel.

Další částí nastavení jsou kontaktní a fakturační údaje. Pod nimi naleznete informaci o platnosti licence a možnost stažení faktur. A pod nimi si můžete nastavit zasílání upozornění při nových úkolech nebo závadách a také přednastavit počet dní na jejich vyřešení.

Důležitá jsou také nastavená oprávnění uživatelů. Administrátor má možnost zvolit, které moduly budou zobrazeny a také jaká oprávnění v nich budou mít jednotlivé skupiny uživatelů (nepřihlášení, přihlášení, administrátoři). Některé moduly je možné zobrazit i nepřihlášeným (neregistrovaným) uživatelům. Ti k nim pak budou mít přístup pouze zadáním správné adresy v prohlížeči bez nutnosti registrace. Takto se dá zpřístupnit například nástěnka a kontakty, aby i nájemníci bydlící v domě měli přehled, co se děje, a našli např. kontakt na havarijní službu. V zásadě si administrátor každého SVJ musí zvolit, které moduly bude využívat, a také zda budou moci ostatní uživatelé informace pouze číst nebo je i na portál sami umisťovat (např. vytvářet nové ankety, umísťovat zprávy na nástěnku či nahrávat soubory).

Poslední nastavení se týká dokumentů. Můžete zde povolit zobrazování dokumentů v prohlížeči, pokud si dokumenty nepřejete stahovat a otevírat ve Vámi zvoleném programu, a můžete si zde připravit a stáhnout veškeré dokumenty z modulu Dokumenty ve formátu .zip.

V případě dotazů či připomínek nás kontaktujte přes náš kontaktní formulář, který naleznete po kliknutí v patičce na Kontakt na provozovatele, nebo přes e-mail info@spoluvlastnici.cz. Jsme vděční za jakoukoliv zpětnou vazbu, díky ní můžeme naši službu nadále zlepšovat.